n der modernen Arbeitswelt spielt die digitale Dokumentenverwaltung eine entscheidende Rolle. Unternehmen setzen zunehmend auf DocuWare, um ihre Dokumente effizient zu organisieren, den Papierverbrauch zu reduzieren und Arbeitsprozesse zu optimieren. Doch wie genau funktioniert DocuWare, welche Vorteile bietet es und warum ist es die perfekte Lösung für das papierlose Büro?
DocuWare ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Software (DMS), die Unternehmen dabei hilft, Dokumente digital zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und zu teilen. Anstatt sich mit Papierakten und chaotischen Ordnerstrukturen herumzuschlagen, können Unternehmen ihre gesamte Dokumentenverwaltung in einer zentralen, digitalen Plattform organisieren.
Wie funktioniert DocuWare?
- Dokumentenerfassung: Papierdokumente werden per Scanner digitalisiert oder E-Mails und digitale Dateien direkt in DocuWare importiert.
- Indexierung & Speicherung: Die Dokumente werden automatisch mit Schlagworten versehen und in strukturierten, sicheren digitalen Archiven gespeichert.
- Workflow-Automatisierung: DocuWare ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen, z. B. Rechnungsfreigaben oder Vertragsmanagement.
- Schneller Dokumentenzugriff: Mitarbeiter können jederzeit und von überall auf die benötigten Dokumente zugreifen – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Warum auf DocuWare setzen?
Viele Unternehmen kämpfen mit einer ineffizienten Dokumentenverwaltung. DocuWare bietet zahlreiche Vorteile, die die Art und Weise, wie wir arbeiten, revolutionieren:
Papierlos arbeiten – weniger Kosten, mehr Effizienz
- Reduzierung der Druck- und Papierkosten
- Weniger physische Lagerflächen für Dokumente notwendig
- Kein Zeitverlust durch die Suche nach Dokumenten
Bessere Zusammenarbeit & mobiles Arbeiten
- Gemeinsamer Zugriff auf Dokumente in Echtzeit
- Keine manuellen Übergaben oder Verzögerungen
- Zugriff von jedem Gerät – ideal für Homeoffice & Remote Work
Sicherheit & Datenschutz
- Verschlüsselte Speicherung von Dokumenten
- Zugriffskontrollen & Rechteverwaltung
- DSGVO-konforme Dokumentenarchivierung
Die wichtigsten Funktionen von DocuWare
DocuWare ist nicht nur eine einfache digitale Ablage, sondern bietet zahlreiche Funktionen, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren.
Automatisierte Workflows
- Rechnungen können automatisch geprüft und genehmigt werden.
- Vertragsfristen werden automatisch überwacht.
- Dokumente werden nach festgelegten Regeln weitergeleitet.
Integration mit anderen Systemen
DocuWare lässt sich nahtlos in ERP-, CRM- und Buchhaltungssysteme integrieren, darunter:
✅ SAP
✅ Microsoft 365
✅ DATEV
Mobiler Zugriff & Cloud-Flexibilität
Mitarbeiter können von überall auf DocuWare zugreifen – per Laptop, Tablet oder Smartphone. Diese Funktionen machen DocuWare zur idealen Lösung für Unternehmen jeder Größe.
Einsatzmöglichkeiten: In welchen Branchen ist DocuWare besonders sinnvoll?
Die Einsatzmöglichkeiten von DocuWare sind nahezu grenzenlos. Besonders profitieren folgende Branchen:
Finanzwesen & Buchhaltung
- Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung
- Revisionssichere Archivierung von Belegen
Gesundheitswesen
- Digitale Patientenakten & Dokumentenverwaltung
- Sicherer Zugriff für Ärzte & medizinisches Personal
Logistik & Handel
- Schnelle Bearbeitung von Lieferdokumenten
- Automatisierte Bestell- und Lieferprozesse
Personalabteilungen
- Digitale Personalakten
- Vertragsmanagement mit automatisierten Erinnerungen
DocuWare in der Praxis: Erfolgsbeispiel
Ein mittelständisches Unternehmen mit 150 Mitarbeitern stand vor dem Problem, dass die Verwaltung von Dokumenten ineffizient und zeitaufwendig war. Nach der Einführung von DocuWare konnte das Unternehmen:
✔ Bearbeitungszeiten um 40 % reduzieren
✔ Druck- und Lagerkosten um 60 % senken
✔ Produktivität im Team durch schnelle Dokumentenzugriffe steigern
Dank der automatisierten Workflows und der digitalen Archivierung verbesserte sich die gesamte Arbeitsweise des Unternehmens.
So gelingt die Einführung von DocuWare – Schritt für Schritt
📌 Bedarfsanalyse & Planung
- Welche Dokumente sollen digitalisiert werden?
- Welche Prozesse können automatisiert werden?
📌 Implementierung & Integration
- Anbindung an bestehende Systeme (z. B. ERP, Buchhaltung)
- Festlegen von Benutzerrechten & Workflows
📌 Schulung der Mitarbeiter
- Einführung in DocuWare
- Schulungen für effiziente Nutzung & Workflows
📌 Optimierung & Skalierung
- Regelmäßige Analyse der Prozesse
- Erweiterung auf weitere Unternehmensbereiche
Mit der richtigen Strategie gelingt die Einführung von DocuWare reibungslos.
DocuWare als Schlüssel zur digitalen Zukunft
Die Digitalisierung ist in vollem Gange, und Unternehmen, die auf DocuWare setzen, profitieren von:
✅ Effizienteren Arbeitsabläufen
✅ Geringeren Kosten durch weniger Papierverbrauch
✅ Verbesserter Zusammenarbeit & Flexibilität
✅ Höchster Datensicherheit & DSGVO-Konformität
Egal ob kleines Unternehmen oder großer Konzern – DocuWare ist die smarte Lösung für papierloses Arbeiten und eine zukunftssichere Dokumentenverwaltung.
Bild: Borin, Zamrznuti tonovi, Liubomir/stock.adobe.com
❓ DocuWare FAQ – Die häufigsten Fragen zur digitalen Dokumentenverwaltung
1. Was ist DocuWare?
DocuWare ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Software (DMS), die Unternehmen hilft, Papierdokumente zu digitalisieren, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Dokumente sicher zu archivieren.
2. Für welche Unternehmen eignet sich DocuWare?
DocuWare ist für kleine, mittlere und große Unternehmen geeignet, die ihre Dokumentenverwaltung optimieren möchten. Besonders profitieren Branchen wie:
✅ Finanzwesen & Buchhaltung
✅ Logistik & Handel
✅ Gesundheitswesen
✅ Personalabteilungen
✅ Produktionsunternehmen
3. Ist DocuWare eine Cloud- oder On-Premise-Lösung?
DocuWare gibt es in zwei Varianten:
- DocuWare Cloud (flexibler Zugriff von überall, automatische Updates)
- DocuWare On-Premise (lokale Installation für maximale Kontrolle)
📌 Tipp: Unternehmen, die eine schnelle Skalierung und geringeren IT-Aufwand möchten, sollten die Cloud-Lösungwählen.
4. Welche Funktionen bietet DocuWare?
- Digitale Archivierung: Alle Dokumente sind zentral gespeichert und jederzeit abrufbar.
- Automatisierte Workflows: Rechnungen, Verträge und Anträge werden digital verarbeitet.
- Volltextsuche: Dokumente sind in Sekunden auffindbar.
- Integration mit ERP- & CRM-Systemen: Anbindung an SAP, Microsoft 365, DATEV und mehr.
- Mobiler Zugriff: Dokumente per Tablet oder Smartphone verwalten.
5. Wie spart DocuWare Kosten?
✅ Weniger Papierverbrauch & Druckkosten
✅ Reduzierter Verwaltungsaufwand
✅ Schnellere Dokumentenbearbeitung
✅ Geringere Fehlerquoten durch automatisierte Prozesse
6. Ist DocuWare DSGVO-konform?
Ja! DocuWare erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und bietet:
- Datenverschlüsselung
- Revisionssichere Archivierung
- Zugriffsrechte & Benutzerverwaltung
7. Kann DocuWare mit meinem ERP- oder CRM-System verbunden werden?
Ja! DocuWare lässt sich in viele Systeme integrieren, darunter:
✅ SAP
✅ Microsoft 365 & Outlook
✅ DATEV & Buchhaltungssoftware
✅ Salesforce & andere CRM-Lösungen
📌 Tipp: Unternehmen sollten vor der Implementierung prüfen, welche Schnittstellen benötigt werden.
8. Funktioniert DocuWare auch mobil?
Ja, DocuWare ist mobil nutzbar! Mit der DocuWare Mobile App können Nutzer:
📱 Dokumente von unterwegs abrufen
📱 Workflows bearbeiten
📱 Scans hochladen
9. Wie lange dauert die Einführung von DocuWare?
Die Dauer hängt von der Unternehmensgröße ab:
- Kleine Unternehmen: 2–4 Wochen
- Mittelständische Unternehmen: 1–3 Monate
- Große Unternehmen: 3–6 Monate
10. Wie werden Mitarbeiter in DocuWare geschult?
- Online-Tutorials & Webinare
- Individuelle Schulungen durch DocuWare-Partner
- Onboarding mit Testumgebung für neue Nutzer
11. Was tun, wenn ein Dokument nicht gefunden wird?
- Prüfen, ob die Volltextsuche aktiviert ist.
- Sicherstellen, dass das Dokument korrekt indexiert wurde.
- Über die Suchfilter nach Datum, Ersteller oder Dokumententyp suchen.
12. Wie kann ich DocuWare anpassen?
✅ Eigene Workflows erstellen
✅ Benutzerrechte individuell festlegen
✅ Automatische Benachrichtigungen aktivieren
13. Was passiert, wenn DocuWare ausfällt?
Bei DocuWare Cloud gibt es automatische Backups und 24/7-Support.
📌 Tipp: Unternehmen mit On-Premise-Lösungen sollten regelmäßige Backups & Wartungen durchführen.